Hallo, ich soll ein QM-System in der Behörde aufbauen. Da die ISO 9001 stark kundenorientiert ist, denke ich, es wird schwierig, das in einer Behörde zu vermitteln. Hat das schon jemand gemacht?Kann mir jemand Tipps geben?
Tschau Biggi
Antworten:
Hallo Biggi!
Herzlich willkommen im Forum. Ich weiß zwar nicht ob hier QM Leute aus dem Behördenbereich sind, bin mir aber sicher das Du hier auch allgemein Hilfe und Ratschläge bekommen kannst.
Also wollt ihr die 9001 in eurer Behörde einführen? Wäre jetzt hilfreich zu wissen, was für eine Behörde das ist.
Aber Prozesse erkennen, beschreiben, Kennzahlen festlegen, Zuständigkeiten festlegen und kommunizieren (intern/extern), messen der Kundenzufriedenheit, Beschwerdemanagement, klare Hinweisschilder und Ablaufregelungen wären schon mal ein erster und auch richtiger Schritt.
Gruß
Michael
Hallo Biggi,
QM-Syatem in einer behörde finde gut.
Deine bedenken verstehe ich auch, in deutschland ist mann/frau in einer behörde ja nur ein "Bitsteller". Ansonsten weiß ich das in düsseldorf im innenministerium eine ganze abteilung (3MA) für das QW gibt. Vielleich kannst du mal nachfragen.
Gruß aus dem Outback
Stefan
"Lernen ist wie Rudern gegen den Strom. Sobald man aufhört, treibt man zurück."
Hallo, Danke erstmal.
Also, ich soll in unseren Referat Verbraucherschutz- und Veterinärangelegenheiten verbunden nach oben zu den Ministerien und nach unten zu den zugehörigen Landkreisbehörden ein umfassendes QMS aufbauen. Mache daher gerade einen QMB-Lehrgang. Aber wie ich schon schrieb, denke ich, dass die Umsetzung schwierig wird. Da ja die Behörden z. B. nicht wirklich Konkurrenz befürchten müssen.
Tschau Biggi
Hallo Forum,
@Michael, ja, es sind auch Leute aus Behörden hier, bislang allerdings eher als stiller Leser, aber nu kann ich mich ja nicht zurückhalten...
@Biggi, QM in einer Behörde ist eine spannende Angelegenheit, hab ich in Teilen schon hinter mir, allerdings mit einer regionalen, ISO 9001 angelehnten Norm. Allerdings sehe ich Deine Schwierigkeiten die Kundenorientierung zu vermitteln nicht wirklich..Es muss sich nur mal jeder Fragen, wer sind meine Kunden?? So wie Du schreibst sind ja z.B. Ministerium und Landkreise definitiv Kunden für Euch..und die Frage der Konkurrenz belebt zwar vielleicht das Geschäft, hindert aber nicht an QM..... :-)
Einzelne Verwaltungen haben zwischenzeitlich auch Teilbereiche nach DIN ISO 9001 zertifizieren lassen. Bei uns in BW geht die Landesverwaltung mehr auf EFQM los....aber spannend ist es allemal...Was brennt Dir denn besonders unter den Nägeln, für das eine oder andere hab ich vielleicht Lösungsansätze von uns...
Grüße Michael
[quote]
...Da die ISO 9001 stark kundenorientiert ist, denke ich, es wird schwierig, das in einer Behörde zu vermitteln. ...[/quote]
entschuldige bitte, aber ich musste gerade laut los lachen, das ist das Beste, was ich seit langem gelesen habe...hinter meinem Pornonamen :-)
Hallo Biggi!
DIN ISO und QMS hat eigentlich nichts mit Konkurrenz u tun. Man macht das um besser zu werden, Abläufe und Prozesse zu beherschen und um die Kunden schneller, effektiver und besser zu bedienen. Euer Behördenleiter muß aber doch ein Argument haben, warum er dieses System will. WWenn er es nicht braucht, ihr keine Konkurrenz habt und darin auch keinen nutzen seht, dann spart euch die Arbeit und lasst alles wie es ist. Also rede mit ihm und frag ihn was er will und was er sich vorstellt. Denn zwischen wollen, können und auch machen, liegen Welten.
Gruß
Michael
Hallo Biggi,
ich bin bei einer Stadtverwaltung in Hessen beschäftigt und zz. dabei, für unseren Eigenbetrieb "Abwasserbeseitigung" ein QM-System aufzubauen. Desto mehr ich mich mit der Sache beschäftige, desto mehr sehe ich viele Punkte, wo wir auch in einer Behörde von einem funktionierenden und "gelebten" QM-System profitieren könnten. Mir fallen dazu spontan die vielen abteilungsübergreifenden Prozesse ein, die zumindest bei uns, vielfach nicht so richtig laufen, weil der Ablauf schlecht geregelt ist, Informationsflüsse fehlen, Zuständigkeiten nicht klar definiert sind. Allein da könnte ein QMS schon viel Verbesserung bringen.
Auf der anderen Seite stellt sich mir die Frage, lohnt sich das alles wirklich? Der Aufbau kostet viel Zeit und damit auch viel Geld. In einer großen Behörde wird auch die Zertifizierung aufgrund der großen Mitarbeiterzahl nicht ganz billig. Die Frage ist, ob auf Dauer bei den politischen Gremien - auch bei wechselnden Mehrheitsverhältnissen und leeren Kassen - der Kommune der Wille vorhanden ist, das QM-System nach dem Aufbau zu pflegen und zu leben und dadurch aufrecht zu erhalten, wo es doch für uns - salopp gesagt - eine rein freiwillige Sache ist.
Zu den Infos: ich weiß, dass das Land Nordrhein-Westfalen vor einigen Jahren ein Projekt "QMS in der Abwasserentsorgung" durchgeführt hat. Dafür gab es damals sogar Fördermittel. Weil die Abwasserbeseitigung vielfach auch noch direkt als Regiebetrieb in den Stadtverwaltungen betrieben wird und damit auch die "normalen" Dienstleistungen der Behörden Teil des Aufbaus des QMS gewesen sein müssen, würde ich da mal suchen. Es gibt auch KGSt-Berichte zum Thema QMS in Behörden, aber die sind beide schon über zehn Jahre alt.
Hinsichtlich der Akzeptanz innerhalb der Behörde muss man vielleicht wirklich anders ansetzen, als in der freien Wirtschaft. Unsere Kunden sind eben nicht nur die Bürger, sondern zu einem großen Teil auch die anderen Behörden und Abteilungen. Und wenn es zwischen denen besser läuft, profitieren die Bürger schon ganz erheblich. Und wenn ich mich so bei manchen Behörden umsehe, wäre die Einführung eines QMS im Hinblick auf den Service gegenüber dem Bürger mehr als notwendig.
Viele Grüße
Entchen
@ Skymichel
Hallo,
du schreibst, dass Du "QM in einer Behörde in Teilbereichen schon hinter Dir hast". Darf man fragen, in welchem Bereich das war - allgemeine Verwaltung, Kommune oder?
Viele Grüße
Entchen
@Entchen...klar darfst Du fragen..bekommst auch Antwort...war kommunale Verwaltung, Landkreis/Landratsamt. In Teilen deshalb, weil wir keine "echte" DIN ISO anwenden, sondern wie beschrieben eine regionale Norm, die ursprünglich auch aus regionalpolitischer Sicht entstanden ist. Die DEKRA als auditierendes Unternehmen hat jedoch DIN ISO Einflüsse mit reingebracht. Das mit der regionalpolitischen Bedeutung ist auch ein Grund, warum über Kosten erstmal nicht so sehr diskutiert wird, zumal es dank nicht DIN ISO relativ überschaubar ist...
Ich geb Dir recht, dass gerade innerhalb der Verwaltungen viel getan werden kann, was zum Thema Informationsfluß, Schnittstellenproblematik, Beschwerdemanagement gehört, da hier m.M.n. noch große Defizite herrschen.....aber er braucht einfach ein paar Idealisten, damit Verwaltung moderner wird....
Ich glaube aber auch, dass zwischen "Kernverwaltungen" und Eigenbetrieben ein Haufen Parallelen sind, so dass wir uns auch gerne austauschen können... :-)
@QM-Stefan: Ausgehend von der Abteilung im IM NRW wurde ein RAL Gütezeichen entwickelt (Mittelstandsfreundliche Kommunalverwaltung), was allerdings absolut ergebnisorientiert und auf eine ganz spezielle Kundengruppe (den Mittelstand) fokusiert ist....
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Der Optimist irrt sich genauso oft wie der Pessimist! Aber er hat viel mehr Spaß dabei!!!
geändert von - skymichel on 26/03/2007 11:50:12
Hallo Skymichel,
danke für Deine Antwort, da werde ich gerne mal drauf zurückkommen.
Ganz sicher bestehen zwischen Eigenbetrieb und Kernverwaltung Parallelen, bei uns schon deshalb, weil die Eigenbetriebsleitung (und ich) hier in der Kernverwaltung sitzen und die Betriebsleitung nur ein Teil unseres Aufgabenbereiches ist (wir haben keinen richtigen Eigenbetrieb, sondern nur einen Zweckverband, dessen Wirtschaft und Rechnungswesen nach dem Eigenbetriebsgesetz geführt wird).
Entchen
@Michael
Ich finde das Argument "Besser als die Konkurrenz zu sein" schon wichtig. Zumal die Mitarbeiter für Mehrarbeit und das bedeutet QM nun mal, schwer zu begeistern sind. Die Haltung das haben wir schon immer so gemacht und das ist gut so, wieso also mehr Zeit für ein QMS aufbringen, ist leider sehr tief verwurzelt.
Die Frage, warum wir uns das trotzdem antun müssen, ist ganz einfach zu beantworten. Aufgrund des Gammelfleichskandals fordert Herr Seehofer ein QMS im Lebensmittelbereich. Und da beabsichtigt man bei uns, Nägel mit Köpfen zu machen und die gesamte Struktur einzubinden.
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@skymichel
Also ich stehe noch ganz am Anfang. Würde aber gern auf dein Angebot zurückkommen, wenn die Fragen konkret werden. Hoffe, dass ich deine offensichtliche Begeisterung dann noch teilen kann...
@Entchen
Die Einführung eines QMS halte ich allerdings für sinnvoll. Um die finanziellen Mittel wird gerade gerungen. Je nachdem wie das ausgeht, wird sich entscheiden, welchen Umfang unser QMS letztendlich haben wird.
Tschau Biggi
@biggi - klar darfst Du darauf zurückkommen..und ja, das mit der offensichtlichen Begeisterung trifft zu..man muss manchmal die Beweggründe der Chefs einfach "übersehen" und Sinn und Zweck von QM rüberbringen..und das versteht so ziemlich jeder, da es jedem einzelnen hilft....ich versuch auf die Weise gerade eine Lösung für kontinuierliche Prozessverbesserung ins Leben zu rufen..und mit kleinen Themen, die jeden täglich nerven ist der perfekte Einstieg geschafft...
@biggi & entchen: freue mich auf diskussionen und fragen....beleben wir das qm-forum mal mit ein paar behördendingen.. :D
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Der Optimist irrt sich genauso oft wie der Pessimist! Aber er hat viel mehr Spaß dabei!!!
Ja klasse, da bin ich gern dabei :-))
Entchen
Hallo,
QM in einer Behörde - prima, das freut mich als Bürger !
Dennoch frage ich mich, wie der Aufbau eines QM-Systems in Behörden eines förderal aufgebauten Landes, in dem 16 Ministerpräsidenten (Oberste Leitung) zur Legitimation ihrer Daseinsberechtigung 16 verschiedene Entscheidungen treffen, zu rechtfertigen ist.
Erst mal müssen diese Kleinstaaterei-Landesfürsten mit gutem Beispiel vorangehen.
Die aktuellen Länder-Lachplatten zum Thema
- Nichtraucherschutz
- Rechtschreibung
- Kinderbetreuung
sind ja keine Musterbeispiele für QM und Standardisierung in unserem Land...
Satirischer Gruß
Martin S
@ Martin:
erstmal: nimm uns nicht die ganze Motivation. Daran krankt ja alles im öffentlichen Dienst. Es geht nur von unten nach oben.
Die 16 Ministerpräsidenten sind nicht die Oberste Leitung. Sie sind die Ministerpräsidenten und nicht mehr und nicht weniger. Darunter gibt es jede Menge eigenständige Behörden, die eigene "Oberste Leitungen" haben, eigene Gremien und sehr viel mehr selbst entscheiden und gestalten können, als so mancher Bürger denkt - und da setzt das QM-System an.
Ich spreche hier nur als Mitarbeiterin einer Stadtverwaltung, also der untersten Ebene und da kann ich nur sagen, klar, wir bekommen einen Teil der Gestaltung der Lebensumstände unserer Bürger von oben diktiert, aber einen sehr großen Teil, im Prinzip das ganze Lebensumfeld, können wir selbst gestalten und schließlich sind wir es, mit dem der Bürger persönlich zu tun hat und durch unsere Entscheidungen (in Amtsdeutsch: Bescheid oder Verwaltungsakt, egal ob sie auf Bundes-, Landes- oder Ortsgesetzen beruhen) ist der Bürger unmittelbar betroffen. Wenn bei uns alles gut oder zumindest besser läuft, immer gleich der richtige und kompetente Ansprechpartner bereit steht, Wege vereinfacht, Doppelarbeiten vermieden werden, können wir qualitativ guten Service mit niedrigeren Kosten bringen. Das macht den Bürger bestimmt ein klein wenig zufrieden und spart mit Sicherheit Steuergelder.
Dass wir mit der Einführung eines QM-Systems in unserer Stadtverwaltung nicht die Entscheidungsfreudigkeit der Landes- oder Bundespolitiker beeinflussen können, ist leider so, sollte uns aber nicht hindern, es zu tun.
Gruß
Entchen
geändert von - Entchen on 26/03/2007 15:52:22
Hallo Entchen
es macht Durchaus Sinn und freut den Bürger, wenn eine öffentliche Behörde ? als eigenständige Organisationseinheit betrachtet ? ein QM-System einführt.
Beruflich habe ich mit sehr vielen Umweltbehörden in sehr vielen Bundesländern zu tun.
Diese wiederum untergliedern sich bis runter auf die kommunalen Behörden.
Da mag es ja schön und gut sein, wenn jede dieser Behörden ein eigenes QM betreibt, aber Spaß macht das nicht. Diese Kleinstaaterei und die damit verbundenen länder- und kommunalspezifischen Auslegungsarten von Gesetzen / Verordnungen treiben mich manchmal zum Wahnsinn. Hier ein Antrag, dort ne Sondergenehmigung, da eine Besonderheit?.das kostet Zeit, Verwaltungsarbeit, Nerven und Geld.
Klar können die Behörden nichts dafür, denn die Vorgaben werden in den Länderregierungen beschlossen. Und davon gibt es 16 Stück. Tja..das ist der Problemfall Deutschland.
Gruß, Martin
Martin S
Ja, da hast Du recht. Aber den Föderalismus abschaffen, das schaffen wir mit einem QMS nicht und man kann auch keinen Politiker mit einem Audit zu irgendwas bewegen.... ;-)
Gruß
Entchen
Hi Entchen,
ein QMS braucht nicht, sondern einen Kaiser :-)
Gruß,
Martin S
Nee, wenn schon dann ´ne Kaiserin!
Entchen
wow..da ist man mal nen Nachmittag nicht dabei und schon wird über Föderalismus diskutiert....*lach*
@entchen..ich muss Dir absolut zustimmen, es geht nun "einfach" von unten nach oben, denn genaugenommen sind die kommunalen Behörden diejenigen, die an der Nahtstelle zum Kunden "Bürger" stehen
@Martin S..Du hast absolut recht, wenn Du die Kleinstaaterei nicht verstehst, geht mir als "Teil des Systems" ja nicht anders..aber das sind die Gegebenheiten mit denen wir leben müssen....Bei uns als Landkreis (also auch teilweise die letzte Ebene) heisst QM daher auch, alles erdenklich mögliche zu tun, um den Kunden Bürger zufrieden zu stellen..und dazu gehört z.B. auch klare Vorgaben zum Thema "Wie gehen wir mit aus unserer Sicht unnötigen Regelungen um??" Über Bürokratieabbau reden kann jeder, wir reichen zwischenzeitlich jährlich zig Vorschläge bei unserem Landesbeauftragten ein, die teilweise dann auch umgesetzt werden...DAS ist Bürokratieabbau....und wenn durch QM und das Verständnis für Kunden und Prozesse nur bei der Hälfte der Behörden eine Mentalität auftritt die heisst "Was können wir gemeinsam tun, um Ihrem Antrag stattzugeben?", anstelle von "Das geht so nicht, das wird abgelehnt", dann ist m.M.n. schon viel erreicht...
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@ Skymichel
War ne gute Idee von mir, hier mal wegen QM in der Behörde nachzufragen. Du kannst einen wirklich optimistisch stimmen. Ich denke eigentlich genauso wie du. Es wird jedoch ne Menge Kraft kosten, gegen einige bequeme Beamte anzukommen.
Gruß Biggi
klar kostet es Kraft, aber ich denke, dass kann Dir hier jeder bestätigen, dass es dass unabhängig von der Branche bei Einzelnen immer tut...
Was wichtig ist und das ist ganz QM und DIN ISO: Die Führung muss dahinter stehen......
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Der Optimist irrt sich genauso oft wie der Pessimist! Aber er hat viel mehr Spaß dabei!!!
Hallo zusammen,
eine sehr erfreuliche Diskussion hier :-).
Ich bin zwar gerade nur in der Mittagspause, komme aber sonst die Tage nicht mehr dazu hierzu abzusenfen ...
@Biggi: Was zu den Kunden bzw. Bürgern gesagt wurde ist wohl wahr. Dazu könnte man auch viel anmerken, aber das wurde ja bereits getan.
Ich habe auch ein paar Jährchen in einer Bundesbehörde gearbeitet und bin dann irgendwann geflohen, weil mich die Zustände echt wahnsinnig gemacht haben. In einem Projekt mit 200 k? Rahmen musste ich tatsächlich für eine 08/15-Beschaffung drei Anträge ausfüllen und auf einer Seite begründen warum und wie und weshalb ...
Deswegen meine Empfehlung: Nehmt QM als Chance, eure internen Abläufe zu verbessern. Denkt darüber nach, wo es hakt, was einfacher geht und was vielleicht einfach überreguliert ist. Einfache Lösungen, die zum Ziel führen ohne dabei den (hohen) Standard zu gefährden.
Ich würde mich zuallererst mit den Leuten unterhalten die offensichtlich nachdenken und über die Zustände mosern (Querdenker). Dort ist viel Potential versteckt und das kannst Du für euer QM nutzen.
Mach dir Gedanken über die wirklich wichtigen Abläufe resp. Prozess bei euch und versuche den Ballast links und rechts abzuwerfen.
Ich weiß, nichts ist in einer Behörde schwieriger als das, aber es lohnt sich für euch alle. Damit kannst Du auch bei deinen Kollgegen Werbung machen.
By the way: Ich finde, es ändert sich viel und deine Postings und die der Mitstreiter zeigen, dass vieles in die richtige Richtung geht.
Viel Erfolg und bei Fragen nötiger Hilfe helfe ich auch gerne,
viele Grüße
Qmarc
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Die Welt gehört den Phantasten und nicht den Erbsenzählern
[size=2][quote] Q-Marc
Ich habe auch ein paar Jährchen in einer Bundesbehörde gearbeitet und bin dann irgendwann geflohen, weil mich die Zustände echt wahnsinnig gemacht haben. In einem Projekt mit 200 k? Rahmen musste ich tatsächlich für eine 08/15-Beschaffung drei Anträge ausfüllen und auf einer Seite begründen warum und wie und weshalb ...[/quote][/size=2]
und hier liebe ich die kommunalen Verwaltungen, da ist wenigstens dieser bürokratische Quatsch inzwischen weitgehend Schnee von gestern.....
[size=2][quote] Q-Marc
Deswegen meine Empfehlung: Nehmt QM als Chance, eure internen Abläufe zu verbessern. Denkt darüber nach, wo es hakt, was einfacher geht und was vielleicht einfach überreguliert ist. Einfache Lösungen, die zum Ziel führen ohne dabei den (hohen) Standard zu gefährden.[/quote][/size=2]
das ist teilweise ja auch das Problem...der Standard ist teilweise zu hoch...und dem Bürger als Kunden erweist sich das dann schlichtweg als Bürokratie...
[size=2][quote]Ich würde mich zuallererst mit den Leuten unterhalten die offensichtlich nachdenken und über die Zustände mosern (Querdenker). Dort ist viel Potential versteckt und das kannst Du für euer QM nutzen.[/quote][/size=2]
das kann ich nur unterstreichen...das ist der absolut wirksamste weg, etwas zu erreichen..und besonders, wenn man den Querdenkern dann auch noch zeigen kann, dass sich ihr Mitdenken gelohnt hat....
[size=2][quote]Mach dir Gedanken über die wirklich wichtigen Abläufe resp. Prozess bei euch und versuche den Ballast links und rechts abzuwerfen.[/quote][/size=2]
ich würde allerdings vorschlagen, nicht die wirklich wichtigen Abläufe zuerst zu nehmen, sondern klein, dafür aber für alle spürbare Abläufe und Prozesse anzuschauen..Bsp aus meiner Praxis: die wesentlichsten und wichtigsten Abläufe und Prozesse, weil häufig nachgefragt laufen logischerweise in den Fachabteilungen, z.B. eine Zulassung eines Kraftfahrzeuges oder die Erteilung einer Baugenehmigung...allerdings sind das für den Einstieg a) riesige Prozesse mit mehreren Schnittstellen (und den entsprechenden Problemen) und b) nur für einen kleinen Teil der Mitarbeiter relevante Dinge...die kleinen, alltäglichen Abläufe wie z.B. das erwähne Beschaffungsformular, die Frage wie Datenschutzpapier entsorgt wird oder die Frage "Warum ist der verdammte Kopierer schon wieder kaputt" sind relativ schnell aufzugreifen und jeder hat einen spürbaren Vorteil, wenn sich was verändert....
[size=2][quote]Ich weiß, nichts ist in einer Behörde schwieriger als das, aber es lohnt sich für euch alle. Damit kannst Du auch bei deinen Kollgegen Werbung machen.[/quote][/size=2]
absolut und deshalb s.o. spürbar für alle muss sich als erstes was ändern...
[size=2][quote]By the way: Ich finde, es ändert sich viel und deine Postings und die der Mitstreiter zeigen, dass vieles in die richtige Richtung geht.[/quote][/size=2]
es hat auch lange genug gedauert... :D
Viel Erfolg und bei Fragen nötiger Hilfe helfe ich auch gerne,
viele Grüße
Qmarc[/quote][size=2][/size=2]
OFFTOPIC: erklärt mir mal jemand ob und wie ich Forum-Code nutzen kann bitte....
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Der Optimist irrt sich genauso oft wie der Pessimist! Aber er hat viel mehr Spaß dabei!!!
geändert von - skymichel on 28/03/2007 12:42:25
Hallo,
das mit dem Code interessiert mich auch, ich lese nämlich ständig nur "(quote)" usw. und wenn ich selbst mal was formatieren will, geht das auch nicht, zumindest sehe ich kein Ergebnis. Ich vermute mal, das liegt vermutlich an unseren Browser-Einstellungen (die ich allerdings nicht verändern darf). Leider wird mir der Pkt. "Wie formatiere ich Text" in den FAQ auch nicht angezeigt.
Gruß
Entchen
Hallo zusammen,
da bin ich mal drei Tage unterwegs und schwupps häufen sich hier die Fragen:
Also: Die Forums-Software ist zur Zeit so eingestellt, dass die ganze schöne Formatierung nicht funktioniert (warum auch immer das so eingestellt ist, weiß ich auch nicht).
Wir hoffen im Moment darauf, dass die Software durch ein leistungsfähigeres Paket ersetzt wird. Bis dahin gibt es eben komisch formatierte Postings ohne dicke oder bunte Schrift und keine funktionierenden Zitate.
Viele Grüße
Barbara
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Ich fühle, dass Kleinigkeiten die Summe des Lebens ausmachen.
(Charles Dickens, Schriftsteller)
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Bis dahin gibt es eben komisch formatierte Postings ohne dicke oder bunte Schrift und keine funktionierenden Zitate.
Viele Grüße
Barbara
[/quote]
Hmmm ..... zitieren geht doch, wenn auch ohne Quellenangabe ..... und ich brauche nicht unbedingt alles in bunt.
Der PI
Bei uns wird nicht mit Wattebäuschchen geworfen.
@ Skymichel
Ich habe mit einem Postbuch angefangen. Hier werden die Ein- und Ausgänge erfasst. Desweiteren ist eine Bearbeitungsstatistik abrufbar. Man kann jederzeit sehen, wer ein gesuchtes Schreiben hat bzw. unter welchem Aktenzeichen es abgelegt wurde. Einige Suchfunktionen sind auch eingebaut und wichtige Erlasse könne als Datei hinterlegt werden. Meiner Meinung nach ist so ein Postbuch wichtig für ein QMS. Leider habe ich große Schwierigkeiten, das den Mitarbeitern rüber zu bringen. Viele lehnen es ab und bedienen es daher unzureichend, da es logischerweise zunächst einen zusätzlichen Arbeitsaufwand mit sich bringt.
Hattest du auch solche Probleme und wie hast du sie gelöst?
Hallo Biggi, welche Einheit soll denn jeweils ein solches Postbuch führen???
Wir haben am Anfang mit grundsätzlichen Dingen, die aber dann auch hausweit gelten angefangen (Reklamations-, bzw. Beschwerdemanagement, Vorschlagswesen und solche Dinge)
Allerdings hast Du immer das Problem, dass Du den Leuten erklären musst was sie davon haben....
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Der Optimist irrt sich genauso oft wie der Pessimist! Aber er hat viel mehr Spaß dabei!!!
Hallo Skymichel!
Das Postbuch wird nur in meinen Referat (ca. 20 Leute) geführt. Finde es für eine Behörde schon grundlegend, dass man weiß, wo eine Akte oder Dokument gerade sind und mit welchen Bearbeitungsstand. Steht und fällt natürlich damit, wie die Mitarbeiter mitziehen. Und die haben das Gefühl, dadurch stärker unter Kontrolle zu sein.
Gruß Biggi
Hallo Biggi,
in einer 20-köpfigen Einheit denke ich, müsste das in den Griff zu kriegen sein...Da wir aber als erstes mit "Gesamtlösungen" für unser Haus gearbeitet haben, gibt es da noch nix (für ungefähr 800 MA und tausenden zentral ein- und ausgehenden Schriftstücken wirds einfach zu viel). Einiges fangen wir allerdings über entsprechende Software ab. Besonders in den Abteilungen, die Schnittstellen zu anderen Abteilungen oder Behörden haben, werden seit längerem spezielle Fachverfahren eingesetzt, die einen Überblick über den aktuellen Stand haben.
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Der Optimist irrt sich genauso oft wie der Pessimist! Aber er hat viel mehr Spaß dabei!!!
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